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Januar 2024

Trotz Personalmangel und steigender Patientenzahlen:Die iie-Anwendungen schaffen gute Laune im Team

Ein Beitrag von Dr. Alissa Dreyer (Fachzahnärztin für Kieferorthopädie)
www.praxis-3er.de

Als ich im April 2022 meine Praxis eröffnete, war es für mich von Anfang an wichtig, dass Patienten die Möglichkeit haben sollten, ihre Termine ganz modern online zu buchen.

Zwar kannte ich iie-systems aus der Praxis, in der ich zuvor angestellt war. Hier wurde es aber nicht so umfangreich genutzt, so dass mir die Vorteile und das ganze Spektrum der Anwendungen nicht wirklich bewusst waren.

Daher entschied ich mich zunächst für einen anderen Anbieter von Online-Terminen. Allerdings gab es von Anfang an erhebliche Probleme.

Die Schnittstelle zu ivoris funktionierte nicht reibungslos, es kam immer wieder zu Abstürzen und Patientendaten verschwanden plötzlich aus dem System. Das führte zu großer Unruhe in der Praxis, und meine Mitarbeiterinnen wurden immer unzufriedener. Nach rund 9 Monaten des Herumquälens war klar, dass das so nicht weitergehen konnte.

Dann erinnerte ich mich wieder an iie-systems und bestellte zunächst den Online-Kalender. Der Ausstieg aus dem alten Vertrag kostete zwar nochmal Nerven, aber mit iie verlief alles super einfach. Der Kalender wurde sofort auf unserer Webseite implementiert und lief vom ersten Tag an absolut problemlos.

Einen Termin online zu buchen muss für mein Empfinden so niedrigschwellig wie möglich sein. Das war mit dem alten System nicht gegeben und für die Patienten viel zu kompliziert. Bei iie ist es deutlich einfacher, erfordert nur 2 Klicks und sofort wird eine individualisierte Terminbestätigung mit Anamnesebogen verschickt. Das ist ein super Service, den es bei anderen Anbietern nicht gibt. Wir hatten sehr schnell deutlich mehr Online-Terminbuchungen, alles hat reibungslos funktioniert und mein Team hatte wieder gute Laune.

Das lief alles so grandios gut, dass ich auch andere Anwendungen von iie-systems kennenlernen wollte. Ich wusste ja, dass viel mehr möglich ist. Also habe ich mit Michael Visse und Nicole Weinrich erneut telefoniert und mich informiert. Als nächsten Schritt sind wir mit dem hybriden Rechnungsversand gestartet. Meine Helferinnen waren Feuer und Flamme und haben in Arbeitsteilung alle Patienten verknüpft. Dann haben wir recht schnell auch mit Termin Advance begonnen.

Die Funktionen sind alle super smart und easy und für meine Mitarbeiterinnen eine enorme Entlastung, was man auch an der guten Stimmung in der Praxis merkt. Es ist deutlich weniger stressig als mit dem alten Anbieter – und das, obwohl wir jetzt weitaus mehr Patienten haben und prinzipiell noch eine Vollzeitkraft brauchen könnten.

Nachdem ich ihn auf einem Anwenderkongress kennengelernt hatte, habe ich Ende November 2023 einen Besuch bei Michael in Lingen gemacht. In seinem Vortrag hatte er erwähnt, dass die Patientenaufklärung bei ihm schnell und unkompliziert abläuft, und das wollte ich mir gerne live anschauen. Bisher hatte ich die Aufklärung immer so durchgeführt, wie es uns beigebracht wurde. Das bedeutet viel Zeit, Kraft und Mühe, und Input / Output stehen oft in keiner Relation.

Als ich dann vor Ort in Lingen war, war ich wirklich beeindruckt davon, wie reibungslos alles funktionierte und wie die Patienten von der Behandlung in wenigen Minuten überzeugt waren. Die Beratung mit der Bilddatenbank smile design hat mich absolut begeistert, daher habe ich das Tool sofort gebucht und in meiner Praxis eingesetzt.

Der Unterschied zu früher ist enorm. Es bedarf kaum noch vieler Worte und Erklärungen .Die Bilder sprechen für sich und die Patienten treffen in kürzester Zeit ihre Entscheidung. Es geht so unglaublich schnell, das hätte ich nie für möglich gehalten. Jetzt habe ich viel mehr Zeit für andere Dinge. Eine totale Entlastung ist das.

Die konsequente Nutzung der Tools von iie-systems hat sich für alle Seiten mehr als gelohnt – für meine Mitarbeiterinnen, meine Patienten und auch für mich selbst. Dank Termin Advance können wir die Templates an Terminarten koppeln, sodass der Patient automatisch ein Template mit Informationen erhält – noch während er in der Praxis ist. Die Abläufe werden runder, und die Helferinnen müssen nicht mehr viel erklären. Auch unsere Patienten sind begeistert.

Zusammenfassend kann ich sagen: Es ist absolut faszinierend, dass in der Praxis trotz Personalmangels eine so entspannte und ruhige Atmosphäre herrscht – übrigens bei steigenden Patientenzahlen. Denn durch den Online-Kalender von iie finden immer mehr Patienten den Weg zu uns.

Die Entscheidung für iie-systems habe ich keine einzige Sekunde bereut. Bereut habe ich höchstens, das nicht schon viel eher eingeführt zu haben. Aber vielleicht braucht man manchmal einfach eine negative Erfahrung, um den perfekten Weg zu finden.

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