„Einfach ankommen“ – Dr. Siemes über seine Erfahrungen mit dem Check-In-Terminal von iie systems und die Integration in Ivoris
Wie verändert ein digitales Check-In-Terminal den Praxisalltag? Wir haben mit Dr. Siemes über seine Erfahrungen, die Reaktionen seiner Mitarbeiter und Patienten und die besonderen Anforderungen seiner Praxis gesprochen.
Herr Dr. Siemes, warum haben Sie sich überhaupt für ein Check-In-Terminal entschieden?
Dr. Siemes:
Wir haben uns mit der Frage beschäftigt, wie wir den Empfang in unserer Praxis moderner und gleichzeitig effizienter gestalten können.
Gerade an der Rezeption entstehen immer wieder Situationen, in denen Mitarbeiter durch einfache Routineaufgaben gebunden sind. Ein Patient kommt in die Praxis und muss sich zunächst persönlich anmelden, obwohl eigentlich nur die Information benötigt wird: „Der Patient ist da.“
Unser Ziel war deshalb, diesen Prozess einfacher zu gestalten – für die Patienten und für unsere Mitarbeiter.
Was hat sich seit der Einführung im Praxisalltag verändert?
Dr. Siemes:
Der Ablauf ist deutlich ruhiger geworden. Patienten können selbstständig einchecken und müssen nicht jedes Mal darauf warten, dass ein Mitarbeiter an der Rezeption Zeit für sie hat.
Das klingt zunächst nach einer kleinen Veränderung. Im täglichen Praxisbetrieb macht es aber einen deutlichen Unterschied.
Vor allem dann, wenn mehrere Patienten gleichzeitig eintreffen, ist es eine große Erleichterung, wenn der Check-in nicht ausschließlich über die Rezeption laufen muss.
Ihre Praxis hat mehrere Behandler und mehrere Wartebereiche. War das eine besondere Herausforderung?
Dr. Siemes:
Ja, definitiv. Bei uns gibt es nicht einfach nur einen Behandler und einen Wartebereich.
Wir mussten deshalb sicherstellen, dass der Check-in zu unseren tatsächlichen Praxisabläufen passt. Es muss sich nahtlos in die bestehenden Praxisabläufe und unsere Praxisverwaltungssoftware Ivoris integrieren lassen und gleichzeitig intuitiv und einfach zu bedienen sein. Es ging nicht darum, irgendein Terminal aufzustellen, sondern darum, eine Lösung zu schaffen, die unsere Organisation sinnvoll unterstützt.
Genau diese individuellen Anforderungen haben wir mit iie systems besprochen.
Was war Ihnen bei der Zusammenarbeit mit iie systems besonders wichtig?
Dr. Siemes:
Für uns war entscheidend, dass das System nicht isoliert betrachtet wird, sondern sich nahtlos in unsere bestehenden Abläufe integriert. Besonders wichtig war dabei die Anbindung an unsere Praxisverwaltungssoftware ivoris.
Das Check-in-Terminal ist über die Schnittstelle von iie systems direkt mit ivoris verbunden. Patienten werden nach dem Check-in automatisch in den Wartezimmerbereich von ivoris übernommen. Dadurch behält die Rezeption jederzeit den Überblick und weiß sofort, wer neu im Wartezimmer angekommen ist. Das war für uns der Gamechanger.
Gerade bei digitalen Lösungen ist meine Erfahrung: Wenn ein System zu kompliziert ist, wird es im Alltag irgendwann nicht mehr konsequent genutzt.
Deshalb war uns besonders wichtig, dass die Anwendung sowohl für unsere Patienten als auch für unsere Mitarbeiter intuitiv und einfach zu bedienen ist.
Sie haben zwei Check-In-Terminals installiert. Wie lief die Einführung ab?
Dr. Siemes:
Die Einführung war insgesamt sehr unkompliziert.
Nach der Bestellung wurden die beiden Terminals eingerichtet und auf unsere Praxisabläufe abgestimmt. Dazu kam die Schulung der Mitarbeiter.
Für uns war wichtig, dass wir nicht wochenlang mit einer komplizierten Umstellungsphase beschäftigt sind. Eine solche Lösung muss relativ schnell in den normalen Praxisbetrieb integriert werden können
Wie haben Ihre Mitarbeiter an der Rezeption reagiert?
Dr. Siemes:
Die Mitarbeiter sehen vor allem die Entlastung.
Natürlich bleibt die persönliche Betreuung an der Rezeption wichtig. Das Terminal soll den persönlichen Kontakt ja nicht ersetzen.
Aber es nimmt bestimmte Routineabläufe ab. Dadurch können sich die Mitarbeiter stärker auf die Patienten konzentrieren, die tatsächlich ein Gespräch oder Unterstützung benötigen.
Das ist für mich ein ganz wesentlicher Punkt.
Digitalisierung sollte nicht weniger Menschlichkeit bedeuten, sondern mehr Zeit für den persönlichen Kontakt schaffen.
Und wie reagieren die Patienten auf das Terminal?
Dr. Siemes:
Sehr positiv.
Viele Patienten gehen inzwischen ganz selbstverständlich mit digitalen Anwendungen um. Deshalb ist der Schritt zum digitalen Check-in für viele überhaupt nichts Ungewöhnliches.
Interessant finde ich aber vor allem die Reaktionen, die man nicht unbedingt erwartet.
Eine Patientin, die selbst in einer Praxis arbeitet, hat beispielsweise gesagt, dass sie sich vorstellen könne, dass gerade Kinder über das Terminal sprechen.
Das hat mich zum Nachdenken gebracht.
Warum?
Dr. Siemes:
Weil es zeigt, dass ein solches Terminal nicht nur eine organisatorische Funktion hat.
Es wird wahrgenommen. Gerade Kinder erleben neue technische Dinge oft sehr bewusst. Wenn sie nach Hause gehen und erzählen: „Bei uns in der Praxis kann man sich selbst an einem Terminal anmelden“, dann ist das natürlich auch eine Form von Aufmerksamkeit.
Vielleicht spricht ein Kind darüber mit einem Freund. Vielleicht erzählen Eltern davon weiter.
Natürlich ist das nicht der Grund, warum wir das Terminal eingeführt haben. Aber es ist ein schöner Nebeneffekt.
Hat sich dadurch auch das Ankommen in Ihrer Praxis verändert?
Dr. Siemes:
Ja, ich glaube schon.
Der erste Kontakt mit einer Praxis beginnt nicht erst beim Behandler. Er beginnt in dem Moment, in dem der Patient die Praxis betritt.
Wenn dieser erste Kontakt unkompliziert und modern funktioniert, vermittelt das auch etwas über die Praxis.
Für mich gehört das deshalb zu einem modernen Praxiskonzept dazu.
Was ist für Sie persönlich der größte Vorteil des Check-In-Terminals?
Dr. Siemes:
Für mich ist es die Kombination aus mehr Komfort für unsere Patienten und einer spürbaren Entlastung unserer Mitarbeiter, vor allem durch die nahtlose Anbindung an unser Praxisverwaltungssystem ivoris.
Der Check-in läuft für die Patienten einfach und unkompliziert ab, während gleichzeitig wiederkehrende Aufgaben an der Rezeption reduziert werden. Das schafft Freiräume für unser Team und sorgt dafür, dass sich unsere Mitarbeiter stärker auf die persönliche Betreuung der Patienten konzentrieren können.
Wenn eine digitale Lösung beides schafft, den Patienten den Ablauf einfacher machen und gleichzeitig die Mitarbeiter entlasten –, dann bietet sie für mich einen echten Mehrwert.
Genau das sollte Digitalisierung leisten: Prozesse vereinfachen, Mitarbeiter entlasten und dabei den Patientenkomfort erhöhen.
Wenn Sie heute auf die Einführung zurückblicken: Würden Sie sich wieder für das Check-In-Terminal entscheiden?
Dr. Siemes:
Ja. Für uns hat sich die Einführung gelohnt. Entscheidend ist natürlich immer, dass man sich vorher genau anschaut, wie die eigenen Praxisabläufe funktionieren und welche Anforderungen tatsächlich bestehen.
Aber wenn die Lösung gut auf die Praxis abgestimmt ist, kann ein Check-In-Terminal den Alltag spürbar vereinfachen.
Was würden Sie einer Praxis empfehlen, die über die Einführung eines Check-In-Terminals nachdenkt?
Dr. Siemes:
Ich würde mir zunächst die eigenen Abläufe genau anschauen.
Wo entstehen unnötige Wartezeiten?
Welche Aufgaben binden die Mitarbeiter an der Rezeption?
Und welche dieser Aufgaben könnten digital übernommen werden?
Dann sollte man darauf achten, dass das System nicht nur technisch funktioniert, sondern wirklich zum eigenen Praxisablauf passt.
Denn am Ende geht es nicht um ein Terminal.
Es geht darum, den Praxisalltag einfacher zu machen – für die Mitarbeiter und für die Patienten.
Unser Fazit
Das Gespräch mit Dr. Siemes macht deutlich, worum es bei Digitalisierung in der Praxis wirklich geht:
Nicht um Technik um der Technik willen. Sondern um Lösungen, die im Praxisalltag einen echten Unterschied machen.
Genau hier zeigt sich der Mehrwert des Zusammenspiels von iie systems und ivoris: Die digitale Lösung fügt sich nahtlos in bestehende Abläufe ein, übernimmt Routineaufgaben und entlastet das Praxisteam und das jeden Tag in der Praxis von Dr. Siemes in Hagen.
Gleichzeitig profitieren die Patienten. Der digitale Check-in ermöglicht einen einfachen und unkomplizierten Start in den Praxisbesuch, ohne unnötige Wartezeiten und ohne zusätzlichen Aufwand für die Rezeption.
Und vielleicht entsteht dabei sogar noch etwas mehr: ein positives Erlebnis, das Patienten in Erinnerung behalten und über das sie sprechen.
Denn gute Digitalisierung bedeutet nicht, den Menschen zu ersetzen.
Sie schafft Freiräume für das, was wirklich zählt: den Menschen.
Einfach ankommen. Einfach einchecken. Mehr Zeit für das Wesentliche.
Mehr Informationen zum Check-In Terminal unter: https://iie-systems.com/produkte/iie-check-in-terminal/
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