So übernehmen Patienten Aufgaben selbst und dein Team hat endlich wieder Zeit
Der Alltag in kieferorthopädischen Praxen ist in erheblichem Maße durch wiederkehrende administrative Aufgaben geprägt. Terminorganisation, Patientenkommunikation oder das Nachfordern von Unterlagen binden wertvolle personelle Ressourcen und führen häufig zu ineffizienten Abläufen.
Das Problem im Praxisalltag
- Hoher Verwaltungsaufwand bindet qualifizierte Mitarbeiterzeit
- Wiederholte Nachfragen kosten Zeit und erzeugen unnötigen Stress
- Prozesse sind häufig manuell organisiert und fehleranfällig
- Fachpersonal übernimmt Tätigkeiten außerhalb seiner Kernkompetenz
Ergebnis: Überlastete Teams und ineffiziente Praxisabläufe
Die Lösung: Aufgaben intelligent an Patienten übertragen
iie systems verfolgt einen neuen Ansatz der Praxisorganisation: Administrative Aufgaben werden gezielt an Patienten übertragen, Prozesse werden automatisiert und strukturiert gesteuert. Abläufe werden transparent und nachvollziehbar.
Ziel: Entlastung des Praxisteams bei gleichzeitiger Verbesserung der Prozessqualität
Funktionsweise des Systems
Kern des Systems ist eine automatisierte Aufgabensteuerung. Patienten erhalten definierte Aufgaben, beispielsweise:
- Check-in
- Terminbestätigungen
- Terminverschiebungen
- Nachreichen der Gesundheitskarte
Diese können digital sowie zeitlich flexibel bearbeitet werden. Eine transparente Statusübersicht ermöglicht dem Praxisteam jederzeit die Nachverfolgung des Bearbeitungsstandes. Dadurch werden Rückfragen reduziert und manuelle Zwischenschritte minimiert.
Nutzerorientierung als Erfolgsfaktor
Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die konsequente Ausrichtung auf den Patienten: Patienten werden nicht überfordert, sondern erkennen einen klaren persönlichen Nutzen. Die Teilnahme erfolgt freiwillig. Der Patient entscheidet selbst, welche digitalen Angebote er nutzen möchte.
Ausgewählte Praxisbeispiele
1. Digitaler Check-in
Ist-Zustand:
Patienten melden sich an der Rezeption an, was zu Wartezeiten, erhöhtem Arbeitsaufkommen und Stress an der Anmeldung führt.
Lösung:
Patienten checken sich per QR-Code selbstständig ein. Nur wenn die Gesundheitskarte im laufenden Quartal noch nicht eingelesen wurde, erfolgt eine Weiterleitung an die Rezeption.
Ergebnis:
Entlastung der Anmeldung und reduzierte Wartezeiten
2. Intelligentes Terminmanagement
Ist-Zustand:
Patienten erhalten in der Praxis einen Folgetermin, idealerweise mit automatischer Terminbestätigung. Sollte dieser Termin nicht passen, müssen sie sich telefonisch oder per E-Mail in der Praxis melden, um einen neuen Termin zu vereinbaren. Dies führt zu einer erhöhten Auslastung der Telefonleitungen und bindet zusätzliche Mitarbeiterressourcen.
Lösung:
Terminverschiebung durch den Patienten: Patienten erhalten automatisierte Bestätigungen und Erinnerungen. Termine können bei Bedarf eigenständig und rund um die Uhr verschoben werden.
Ergebnis:
Reduktion telefonischer Anfragen und effizientere Terminplanung
3. Versäumte Termine (No-Shows)
Ist-Zustand:
Patienten, die ihre Termine versäumt haben, müssen identifiziert und aktiv kontaktiert werden, um einen neuen Termin zu vereinbaren. Andernfalls drohen Umsatzverluste sowie verlängerte Behandlungszeiten infolge mangelnder Therapiekontrolle.
Lösung:
Automatisierte Erinnerungen und erneute Terminangebote sorgen für eine strukturierte Nachverfolgung.
Ergebnis:
Verbesserte Terminauslastung und Transparenz
4. Vermeidung von No-Shows bei zeitintensiven Terminen
Ist-Zustand:
Gerade bei Terminen, die einen hohen Einsatz an Personal- und Stuhlressourcen erfordern, ist es besonders problematisch, wenn Patienten nicht erscheinen. Dies führt zu Zeitverlust, unnötigem Stress und Umsatzeinbußen. Zudem werden wertvolle Behandlungskapazitäten blockiert, da diese Termine nicht anderweitig vergeben werden können.
Lösung:
Vorherige Terminbestätigung durch den Patienten: Bei zeitintensiven Behandlungen (z. B. Bänderungen oder Beratungen) kann eine aktive Bestätigung durch den Patienten eingefordert werden.
Vorteil für die Praxis:
Höhere Planungssicherheit für die Praxis
5. Vergessene Gesundheitskarte beim Behandlungstermin
Ist-Zustand:
Patienten erscheinen ohne Krankenversicherungskarte zum Behandlungstermin. In diesem Fall kann die Praxis die erbrachten Leistungen nicht direkt gegenüber der KZV abrechnen und muss ein Ersatzverfahren einleiten oder eine Liste der Patienten führen, bei denen im aktuellen Quartal noch keine Karte eingelesen wurde. Dies ist mit erheblichem administrativem Aufwand verbunden und bindet wertvolle Praxisressourcen, die an anderer Stelle fehlen.
Lösung:
Patienten, bei denen im laufenden Quartal die Krankenversicherungskarte noch nicht eingelesen wurde, werden automatisch im Rahmen der Terminerinnerung zwei Tage vor dem Termin darauf hingewiesen, die Karte zur Behandlung mitzubringen.
Wird die Karte trotz dieser Erinnerung nicht vorgelegt, erfolgt am Folgetag eine automatisierte E-Mail mit der Aufforderung, die Krankenversicherungskarte nachzureichen. Diese enthält zusätzlich ein integriertes Video, das über die Konsequenzen einer nicht eingereichten Karte
(z. B. Privatrechnung) informiert. Sollte auch daraufhin keine Reaktion erfolgen, wird nach zehn Tagen eine abschließende Erinnerung zum Einreichen der Krankenversicherungskarte versendet.
Nachreichen der Gesundheitskarte:
Automatisierte Erinnerungen reduzieren den administrativen Aufwand. Insbesondere zum Quartalsende.
Vorteil für die Praxis:
Patienten vergessen seltener, ihre Krankenversicherungskarte zum Termin mitzubringen bzw. reichen diese zeitnah nach. Dadurch entfallen aufwendige telefonische Nachfassaktionen zum Quartalsende, und eine vollständige sowie fristgerechte Abrechnung der Leistungen und Abschläge wird sichergestellt.
Transparentes Aufgabenmanagement in der Praxis
Ein abgestimmtes transparentes Aufgabenmanagement, das Patienten aktiv in die Erledigung der Aufgaben einbezieht, bietet vielschichtige Vorteile für eine Praxis. Alles läuft automatisch, ohne dass die Mitarbeiter in den Prozess eingreifen müssen.
Patientenaufgaben werden einfach und übersichtlich in „erledigt“ und „offen“ klassifiziert. Eine transparente Aufgabenhistorie zeigt jederzeit den aktuellen Status. So kann sich das Praxisteam gezielt auf die noch offenen Aufgaben konzentrieren. Diese machen in der Regel nur einen Bruchteil der Gesamtaufgaben aus.
Nutzen für alle Beteiligten
Für das Praxisteam
•Deutlich reduzierte administrative Belastung
•Fokus auf medizinisch relevante Tätigkeiten
•Entspannung im Arbeitsalltag
Für die Praxisleitung
•Effizientere Prozesse
•Verbesserte Planbarkeit
•Höhere Wirtschaftlichkeit
Für Patienten
•Klare und transparente Abläufe
•Zeitliche Flexibilität
•Aktive Einbindung
Fazit
Ein patientenzentriertes, digitales Aufgabenmanagement stellt einen effektiven Ansatz zur Optimierung administrativer Prozesse in der Kieferorthopädie dar. Durch die gezielte Verlagerung standardisierbarer Aufgaben auf den Patienten können Ressourcen effizienter eingesetzt und Praxisabläufe nachhaltig verbessert werden.
Gerade vor dem Hintergrund zunehmender Ressourcenknappheit bietet dieser Ansatz eine praxisnahe Möglichkeit, den Fokus wieder stärker auf die eigentliche Behandlung zu legen.
Kontaktieren Sie uns noch heute und starten Sie Ihre digitale Erfolgsgeschichte!
Telefontermin buchen:
https://www.iie-systems.de/kalender/6ea2e8b0/
E-Mail schreiben:
